Quy chế tiền lương trong doanh nghiệp payroll

Việc đầu tư xây dựng quy chế tiền lương (payroll) tốt trong doanh nghiệp thành một loại hình văn bản riêng và phổ biến đến mọi nhân viên như một phần của văn hóa doanh nghiệp là rất nên làm.

Vấn đề tiền lương (payroll) có ảnh hưởng tới tất cả các phương diện trong nội dung quản lý nguồn nhân lực của một doanh nghiệp và là mối quan tâm hàng đầu của người lao động.

Người lao động mong sự công bằng trong tiền lương (payroll) không những vì thu nhập mà còn vì lòng tự trọng. Họ cảm thấy bị xúc phạm khi kết quả làm việc của họ hơn một số người nào đó (có thể là trong hoặc ngoài doanh nghiệp)mà vẫn phải chịu một mức lương thấp hơn.

Doanh nghiệp muốn tạo động lực làm việc tốt cho nhân viên thì phải chứng minh được rằng chỉ có kết quả làm việc tốt mới cạnh tranh được mức lương.

Lợi ích mang lại từ quy chế tiền lương (payroll) tốt

    Một hệ thống tiền lương (payroll) và tiền công tốt sẽ duy trì đội ngũ hi

   hiện tại và đảm bảo đối xử công bằng với tất cả mọi người, có tác dụng nâng cao năng suất và chất lượng lao động, giúp doanh nghiệp thu hút và duy trì được những nhân viên giỏi. vậy các lợi ích mang lại từ quy chế tiền lương (payroll) tốt là:

•         Giúp thu hút và giữ lại các nhân viên cần thiết
•         Không phải trả tiền lương và tiền công quá cao
•         Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác trả lương hàng ngày
•         Giúp giải thích cho nhân viên về những chênh lệch tiền lương
•         Tạo một cơ sở vững chắc để ước tính quỹ lương

Dựa vào đâu để ấn định mức lương

 

    Để xây dựng được mức lương đảm bảo được tính hợp lý, khách quan và chính xác thì doanh nghiệp phải có năng lực nghiên cứu vấn đề tiền lương (payroll) dựa trên 3 phương diện: Quy định của pháp luật, thị trường bên ngoài và những yêu tố bên trong doanh nghiệp.

    1. Quy định của pháp luật:

    Tìm hiểu và tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về các vấn đề lao động trước khi xây dựng cơ chế trả lương là việc làm bắt buộc. Doanh nghiệp cần lưu ý đến các vấn đề như mức lương tối thiểu Nhà nước quy định hợp đồng và lương thử việc, lương thời vụ, lương trong kỳ thai sản, ốm đau, nghỉ việc...

    2. Thị trường bên ngoài:

        Khảo sát mức lương trên thị trường lao động: Liên tục rà soát lại các mức lương trong doanh nghiệp của bạn dựa trên các mức lương của đối thủ cạnh tranh và dựa trên mức lương chuẩn trên thị trường. Điều này sẽ làm cho nhân viên hết boan khoăn xem mức lượng hiện tại của họ có cạnh tranh không?

        Tính đến yếu tố biến động của giá cả sinh hoạt: Khi xác định mức lương cần xem xét đến yếu tố biến động của giá cả sinh hoạt. Khi nền kinh tế quốc dân vẫn còn trong giai đoạn chuyển đổi và mức lương chung còn thấp, việc xem xét các nhu cầu cơ bản của con người có ý nghĩa đặc biệt quan trọng.

    3. Các yếu tố bên trong doanh nghiệp

        Xác đinh đơn giá và quỹ tiền lương (payroll) của doanh nghiệp: Xác định doanh nghiệp cần phải chi bao nhiêu cho tiền lương và tỷ lệ trên doanh thu là bao nhiêu và đó chính là đơn giá tiền lương trong năm. Đơn giá này sẽ là cơ sở để xác định lương cơ bản cho các nhóm chức danh, căn cứ để tính lương khoán trên doanh thu hay đơn vị sản phẩm.

        Phản ánh giá trị công việc: Khi xác định mức lương cho một người, phải xem xét giá trị công việc người đó mang lại cho doanh nghiệp.

        Thâm niên công tác: Mặc dù giá trị công việc là yêu tố chính trong quy trình xác định mức lương song vẫn phải xem xét các yếu tố như thâm niên công tác( số năm phục vụ, kinh nghiệm...) theo các giá trị xã hội phổ biến.

        Căn cứ vào kết quả làm việc: Việc tăng lương và chia tiền thưởng phải dựa trên kết quả làm việc. Cần phải có một hệ thống đánh giá kết quả làm việc hoàn chỉnh để tạo động lực cho những nhân viên có kết quả làm việc cao.

Quy trình xây dựng quy chế tiền lương (payroll) trong doanh nghiệp

    Nhận thức được tầm quan trọng của quy chế tiền lương (payroll) trong doanh nghiệp và có được những kiến thức cơ bản về vấn đề lương người chủ doanh nghiệp sẽ xây dựng được một quy chế tiền lương theo quy trình đơn giản sau:

    Bước 1: Lấy ý kiến và quan điểm của nhân viên

    Mục đích của trưng cầu ý kiến nhân viên là để tránh được những sai lầm mang tính chủ quan, áp đặt. Ngoài ra còn cho người lao động cảm thấy được tôn trọng vì họ được tham gia quyết định việc tính lương. Vì vậy các vấn đề sau cần được trưng bày ý kiến:

    (1)Ưu điểm của cơ chế trả lương hiện tại?

    (2)Nhược điểm của cơ chế trả lương hiện tại?

    (3)Những vấn đề cần khắc phục?

    (4)Mong muốn và quan điểm của mỗi người về tính hợp lý, sự công bằng trong cách tính lương?

    Bước 2: Chủ doanh nghiệp soạn thảo quy chế tiền lương

    Sau khi thực hiện xong bước 1 thì người chủ doanh nghiệp tổng hợp các ý kiến lại để xem xét. Đồng thời dựa vào các yếu tố để ấn định mức lương ở trên để soạn thảo quy chế tiền lương cho doanh nghiệp mình.

    Bước 3:Ban hành, áp dụng và định kỳ đánh giá, sửa đổi, bổ sung quy chế

    Trước khi ban hành áp dụng quy chế cần họp phổ biến và lấy ý kiến của nhân viên. Quy chế lương càng rõ ràng, minh bạch thì tinh thần và động lực của nhân viên càng cao. Mức trả cho mỗi người là bí mật nhưng cách tính lương phải rõ ràng và dễ hiểu. Sau khi áp dụng, nên nhớ rằng cơ chế hoặc chính sách trả lương không thể là bất biến mà nó cần được xem xét và đánh giá, sửa đổi cho phù hợp với bối cảnh kinh doanh và những yêu cầu mới.

Payroll Specialist Resume Sample

A resume is the most important part of a Payroll Specialist job application set because the information in a resume acts as the deciding factor for employers. If the information written in a resume is relevant to the job description, and qualifications and skills that the candidate possesses are what the employer is looking for, an interview call will be a must.

A payroll Specialist has the key task of ensuring that the salary of staff is paid on time. To make a good impression a potential employer, a payroll Specialist must make a persuasive resume. S/he has to justify that s/he is the just right candidate for the job. In view of the fact that payroll is such a complicated task, immense care have to be applied while writing a payroll Specialist resume.

The following template along with this Payroll Specialist Cover Letter will assist you in your job hunting process.

Payroll Specialist Resume Sample

Andy Miller

830 Clemons Way, Midlothian, VA 22222

Contact # (111) 111-1111, Email

________________________________________________________________

OBJECTIVE

Looking for a position as a Payroll Specialist for ATECH where my skills in payroll management will be put to prudent use with great opportunities of mutual growth.

 

SUMMARY OF QUALIFICATIONS

• Over six months’ of experience as a Payroll Specialist with MBS Inc.

• Highly skilled in establishing payroll procedures and processing schedules

• Good knowledge of processing payrolls dependant on weekly, biweekly and monthly basis

• In depth knowledge of developing user procedures and guidelines

• Proficient in analyzing payroll, benefits and tax procedures and reconciling all documents for consistency

COMPUTER SKILLS

• Payroll software including; Oracle, OTL and Kronos

• Advanced Microsoft Excel, Word and Outlook

ACCOMPLISHMENTS

• Introduced a successful system of payroll management while tapering off the old method slowly

• Awarded Employee of the Quarter following ability to work in harmony with all levels of management inside the company

EXPERIENCE

Feb 2012 – Present

MBS Inc. – Midlothian, VA 22222

Payroll Specialist

• Oversee and manage payroll procedures for employees based on part time and full time basis

• Provide consultancies and train new staff to work efficiently

• Oversee all manual payroll activities

• Create, maintain and manage liaison between different departments and with outside forces to establish and ensure a perfect and working payroll system

 

Summer 2011

Compass Group – Midlothian, VA 22222

Payroll Intern

• Assisted in analysis and particular project work related to payroll

• Helped the team in daily reporting to management on pre-emptive solutions

• Assisted in organization and improvement of results from daily and weekly queries

• Resolved payroll related issues within SLA

• Assessment of automation opportunities

• Maintain various checklists and/or project plans

EDUCATION

Midlothian City University – 2011

BSc. In Finance – CGPA 3.25 / 4

RELATED SKILLS

• Excellent skills in written and verbal communication

• Motivated and positive attitude

• Ability to speak in an assertive manner

• Great ability to multitask

• Good organization skills

• Demonstrate high integrity

Payroll rather than HR to lead on pensions auto-enrolment

More employers are looking to their payroll departments than their HR teams to take the lead on pensions auto-enrolment, a survey from the Chartered Institute of Payroll Professionals (CIPP) has found.

According to the survey, payroll will take charge of the implementation of auto-enrolment at 40% of employers, followed by HR at 29% and pension providers/departments at 13%.

However, HR will be expected to oversee the communication of auto-enrolment to the workforce at the majority of employers, with more than two-thirds (69%) of organisations identifying HR as the department that will manage this.

 

This is compared with 35% of employers that said payroll would lead auto-enrolment communications and 26% that reported the pension provider/department would be responsible.

Kalen Thomson, associate director of policy, research and strategic visibility at the CIPP, said: "As we all know, 2012 is a big year for the payroll and pensions industry, with the pilot scheme in readiness for the introduction of real time information as a statutory requirement from April 2013, as well as automatic enrolment commencing for the largest of employers in the next few months.

"Our research has indicated that the onus for implementation is on the payroll department and we are confident that the majority of payroll and pension professionals are fully aware of their responsibilities surrounding automatic enrolment and are making significant headway in their preparations."

The survey also found that 50% of businesses said that they already had aqualifying pension scheme in place. However, two-thirds of employers said that they needed to make modifications to their current scheme to ensure it fully meets the qualifying criteria.

Payroll and Real Time Information (RTI): The Perfect Payroll Storm...Are you prepared?

Are you confident that your payroll processes, procedures and systems are sufficiently robust to deal with the requirements and challenges that 2012- 13 holds?

New legislative and HMRC reporting requirements which are to be introduced and impact all employers, starting this year, will have a significant impact on the payroll and pension operations of all employers. The introduction of Pension Auto-Enrolment and Real Time Information (RTI) will create a range of operational challenges while making proper governance even more vital. Failure to comply will result in financial penalties being levied by the Pensions Regulator and HMRC respectively. Furthermore, where data is not accurate there is further risk of increased operational costs aside from core costs associated with compliance.

Auto-Enrolment:

What Is The Challenge?

Starting from October 2012, and phasing in depending on employer size, all employers will be required to assess their entire workforce with a view to automatically enrolling eligible workers into a qualifying pension scheme. Employers will also have to make a minimum pension contribution on behalf of workers creating a significant cost as well as an operational challenge for employers.

Our experience suggests that there is still a lack of awareness of the complexity of Auto- Enrolment as well as the cost and operational impact this will have particularly when there are multiple stakeholders involved eg. third party pension and payroll providers.

Are you clear what constitutes an eligible worker and a qualifying pension scheme?

Key facts that employers be considering now include:

Understanding the cost impact of paying additional pension contributions;

Identifying, selecting and implementing a compliant pension scheme;

Identifying those workers who will need to be assessed under Auto- Enrolment including those who may not be employees;

Identifying which category of worker each individual will fall into based on their age and earnings profiles;

Reviewing the extent to which existing payroll, HR and pensions systems and processes can support compliance;

Designing and implementing revised/supplemental business processes and controls to support compliance;

Considering data quality and completeness and implementing remedial data cleansing and completion routines;

Drafting, implementing and issuing relevant prescribed communications based on the worker category;

Automatically enrolling eligible workers into the scheme and commence contributions;

Establishing and implementing record keeping processes;

Continuing to monitor every pay period for those workers who have not been automatically enrolled;

Reviewing and assessing new processes and confirm operation/identify improvements; and

Undertake annual compliance checks and certify employer’s compliance.

How can we help?

We are currently helping a number of clients to address the challenges they face in ensuring compliance with these new workplace regulations and can flex the amount of support required according to your needs.

Some clients have opted for one- off planning and education workshops to supplement inhouse capabilities and help organisations gain a real understanding on the issues and clarity on how to move forward.

Other clients have requested greater support through the project lifecycle including initial cost and impact analysis, project planning and support, technical application of the rules and scheme design, facilitating third party provider interactions to ensure system and operational changes will meet requirements, data quality health checks and consideration of future compliance checks.

In all cases we consider:

Efficiency: Designing an approach that maximises efficiencies and minimises your costs.

Governance: Designing a system and processes that work now and ensure your ongoing compliance with these new employment regulations.

Risk: Ensuring that you meet your obligations in a manner that minimises the risk of non-compliance and avoids any penalties.

Real Time Information (RTI):

 What is the Challenge?

RTI is fast approaching and represents the most fundamental change to the PAYE system in decades. It will impact every employer and HMRC will require significantly more information about each employee than currently provided, every time you run the payroll in order to provide HMRC with “real time” details of the payments made by every employer to every employee.

The introduction of RTI has been designed to support the Department for Work and Pensions (DWP) with the roll-out of Universal Tax Credits in October 2013. By providing accurate data and information on claimants earnings and the hours that they work, the Government aims to reduce the frequency of overpayments and fraudulent claims.

Employers will be required to provide HMRC with over 100 items of data for every employee including names, dates of birth, hours worked, payments made, details of deductions and passport numbers at the time the payroll is processed. Some, if not all, of this information is usually held in HR information systems but all employers will need to carry out a review of their records for completeness. Having robust processes supported by an effective governance and controls framework will be a key pre-requisite to ensuring successful compliance with RTI.

The time scales for the implementation of RTI are tight, and any company that has existing concerns about its’ current employment tax compliance processes must take steps now to review and remediate those issues before the introduction of RTI. Our experience suggests this will put significant pressures on systems and processes and should not be underestimated.

Should You Hire a Small Business Payroll Service?

As your small business grows, you may face a number of challenges that make you wish for the comparatively quiet, slower days when you first started your venture.

 

One of the main issues with getting bigger is the challenge of managing payroll. It might have been easy to track the handful of employees working at a single location, but diversification and revenue growth often leads to hiring additional employees, sometimes at multiple locations. A burgeoning payroll also means keeping up with additional compliance and regulation issues.

 

If you find yourself dedicating more time than you can afford to managing payroll, you should strongly consider using a payroll service provider.

Payroll Administrator Benefits

payroll

Granted, it's an added expense, but bringing on a payroll processor can free up your time and allow you to do what you do best -- manage and grow your business. Payroll service providers take care of a company's payroll minutia, including:

•     Taxes
•     Payroll delivery and reporting
•     Direct deposits and check printing
•     Wage garnishment

Payroll administrators typically have dedicated payroll specialists that are well-versed in federal, state and local payroll taxes. These professionals may be far less likely to make costly mistakes than a part-time bookkeeper who has several other office functions.

Consider these other compelling reasons to outsource payroll duties; payroll administrators can provide payroll preview services that let you know exactly how much payroll liability you face. And payroll service companies can track employees' time and attendance with an online time clock or proprietary time-management software.

Learn to Delegate and Let Go

Of course, giving up control of payroll and its associated tasks may be difficult for you -- the ability to control your working environment might be one of the primary reasons you went into business for yourself. But successful small business owners master the art of delegating responsibility and surrendering control of crucial aspects of the business to trusted sources, managers or employees. You simply can't do everything once your business takes off.

As you grow, managing -- and maximizing -- your work day becomes your biggest responsibility. You can gain valuable time that lets you brainstorm and create new ideas for revenue sources to keep you ahead of your competition. Shifting payroll duties out-of-house can help your growing business overcome its payroll challenges, and it keeps your company more focused on its growth track.

Outsourcing Payroll: Save Invaluable Time and Money

Outsourcing payroll

 

Running a business these days is not an easy thing. There is so much competition in business that it has become really very difficult to survive. In addition to the nerve wrecking competition, there are so many other things that you have to deal with being the owner of your business that you end up running from pillar to post all day long. All this running around seems to have gone in vain when you find that your profits have dipped because you were not able to concentrate on your business because of all the additional things that you had to do. Wouldn’t it be better to leave some time consuming tasks to others?

One of the most complicated and time consuming tasks that a small business owner has to do is payroll processing. It is mandatory for you to maintain employee records containing personal information about them as well as information about their hours of work, absence from work, holidays, etc.

Outsourcing payroll processing can be extremely beneficial for you and your business. More and more small and medium sized businesses prefer to outsource their payroll accounting work to payroll service providers because of their advantages.

Being owner of a small business, you may not be aware of all the state and federal tax regulations. On the other hand, a payroll services company is up-to-date with all these regulations, which can save you from paying unnecessary penalties and taxes. Another benefit of these companies is that they help you in reducing your overhead costs. Processing payrolls will require you to hire some employees, which will require money. Outsourcing the job can save you a lot of money that you would have otherwise spent on hiring employees and in maintaining the required infrastructure.

Payroll processing requires you to deal with a lot of figures and you have to be very good with them if you want to get accurate results.

 Any mistake on your part can result in a lot of problems for you and can also tarnish the reputation and goodwill of your company. For this reason, it is always better to go for a professional payroll service provider as these companies specialize in dealing with figures and all the other details related to payrolls. Outsourcing payroll ensures accurate and reliable results and also saves you from committing costly mistakes.

It would be advisable that you outsource your payroll processing task to a competent and reliable payroll services company because it will save you from a lot of trouble and will let you concentrate on growing your business.